Am 25.5.2018 trat die neue Datenschutzgrundverordnung der EU (DSGVO) in Kraft. Diese hat große Auswirkungen beim Umgang mit persönlichen Daten. Ein Verstoß gegen die DSGVO kann mit empfindlichen Strafen belegt werden, insbesondere freut sich die Abmahn-Industrie. Bitte nehmen Sie die nachfolgenden Ausführungen sehr ernst und handeln Sie rasch.
Listen- und Informationsverwaltung
Einige Unterstützerkreise führen Buch über die von ihnen betreuten Flüchtlinge oder über ihre Ehrenamtlichen. Die bestehenden Ehrenamtslisten dürfen mittels eines Rundbriefs abgeglichen werden, in dem man darauf hinweist, welche Informationen über den Ehrenamtlichen vorliegen und dass deren Löschung jederzeit gefordert werden kann.
Neue Ehrenamtliche müssen explizit zustimmen. Eine mögliche Vorlage dafür ist hier beigefügt.
Dokumentation
Alle Datenstrukturen und Verfahren müssen vollständig und transparent dokumentiert und den Unterlagen beigefügt werden. Ein Muster dafür finden Sie hier.
Auf derselben Seite sind auch weitere Anforderungen in einer Übersicht zusammengefasst.
Von einer Speicherung dieser Dateien auf Cloud-Diensten im Ausland (z.B. Dropbox, Google Drive, OneDrive) wird explizit abgeraten. Besser sind Dienste, die ihren Firmensitz und Datenspeicher in Deutschland haben, z.B. MagentaCloud, 1&1, web.de. Aber auch hier sollten die Daten verschlüsselt abgelegt werden.
Schweigepflichtentbindung
War es schon bisher schwierig, von den Behörden Informationen über Flüchtlinge zu erhalten, wird es mit der DSGVO praktisch unmöglich, diese ohne Zustimmung des Flüchtlings zu erhalten. Wir haben die Zusicherung von Landrat Walter vom 4.10.2016, dass Zu- und Umzüge in der Regel 2 Wochen vor dem Umzug mit folgenden Angaben gemeldet werden: Anzahl der Personen, Nationalität, Sprache, Geschlecht und Familienkonstellation. Namen sind nicht mit dabei, diese müssen bei einem persönlichen Gespräch abgefragt werden. Eine Vorlage dazu zusammen mit der Erlaubnis zur Datenspeicherung finden Sie hier.
Internetauftritt
Falls Ihr Unterstützerkreis einen Internetauftritt betreibt, sind weitergehende Maßnahmen erforderlich.
Die Webseite benötigt zwingend eine „Datenschutzerklärung“, die auf jeder Unterseite anwählbar sein muss. Eine Vorlage dazu ist im Anhang. Eine an Ihren Unterstützerkreis angepasste Vorlage können Sie unter hier oder hier selbst konfigurieren.
Wie mit den auf den großen Webseiten üblichen Cookie-Hinweisen umgegangen werden soll, ist noch umstritten. Sinnvoll ist in jedem Fall ein Hinweis in der Datenschutzerklärung. Es ist empfehlenswert, mit einem kleinen Popup beim Einstieg auf die Verwendung von Cookies hinzuweisen. Die meisten CMS-Systeme bieten dafür passende Addons an.
Unklar ist die Veröffentlichung von Bildern, auf denen Personen im Detail erkennbar sind. Hier ist wohl (auch für bereits veröffentlichte Bilder) die schriftliche Erlaubnis des/der Abgelichteten einzuholen. Falls das nicht (mehr) möglich ist, sollte das Bild gelöscht werden. Nähere Informationen finden Sie hier und die wenigen Ausnahmen hier.
Zum Weiterlesen
Der Paritätische Wohlfahrtsverband hat eine ausführliche Handreichung zu diesem Thema erstellt. Die Lektüre lohnt sich! Weiterführende Informationen finden Sie hier und hier. Eine Übersicht über den Gesetzestext finden Sie hier.
Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg stellt neben einem ausführlichen Praxisratgeber auch viele weitere Informationen bereit.
Die Firma Buhl hat eine nützliche Linksammlung zusammengestellt, die sich speziell an Vereine wendet. Auch Initiativen, die keine Vereinsform haben, können davon profitieren.